A pesar de las perspectivas optimistas de inversiones en tecnología, tan necesarias para anclar la digitalización acelerada, las solicitudes para optimizar el presupuesto de TI siguen ejerciendo presión sobre los gerentes de las empresas de los sectores más diversos.

Esto se debe a que la reducción de los costes operativos es sin duda una de las principales premisas de sostenibilidad financiera en las organizaciones. Sin embargo, es muy común descuidar el impacto que esto puede tener en otras unidades de negocio de la organización.

Por esta razón, junto con la evaluación de los factores impulsores de gastos, es necesario entender cómo los gastos de TI afectan a la prestación de servicios en su conjunto, así como su efecto en los costes generales y los ingresos empresariales. Y aquí, vale la pena centrarse en los data centers, así como en los aspectos de CapEx y OpEx integrados en la operación.

En este sentido, tener un socio especializado puede ser una de las principales estrategias para optimizar el presupuesto operativo.

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¿Qué es optimizar el presupuesto de TI?

En resumen, la optimización del presupuesto de TI se compone de una serie de medidas estratégicas destinadas a conseguir más con menos.

En la práctica, sabemos que hay mucho desperdicio en el gasto en TI. Esto se debe a que las empresas a menudo invierten en tecnologías y herramientas que realmente no necesitan, solo porque van en aumento o como resultado de pruebas fallidas.

Por lo tanto, teniendo en cuenta que el objetivo de cada negocio es obtener beneficios, es necesario asegurarse de que su infraestructura de TI proporcione un valor proporcional a las inversiones realizadas en ella. Para ello, es necesario eliminar los excesos y optimizar los procesos, de modo que se logre la eficiencia en el gasto en TI.

En 2021, el mundo acumuló 4,2 billones de dólares en gastos de TI, según Gartner, y se espera que las cifras aumenten al menos un 5,5 % en 2022.

En el mismo sentido, las estimaciones de Statista indican que el gasto mundial en la industria de TI será de aproximadamente 5,3 billones de dólares en 2022. Mirando hacia el futuro, se espera que la industria mundial continúe avanzando para 2024, con una tasa de crecimiento anual compuesta del 5 % (CAGR).

Por esta razón, no hay mejor momento para que las empresas reevalúen su posición en relación con el gasto en TI, determinen las oportunidades de reducción de costes y reconsideren la estrategia hacia la entrega de un valor ideal.

¿Reducir costos u optimización del presupuesto?

Muchas personas confunden la optimización presupuestaria con la reducción de costes. Sin embargo, hay una diferencia básica: si bien la minimización de costes solo puede ocurrir una vez, la optimización es continua.

Por lo tanto, cuando muchos profesionales dicen que están optimizando el presupuesto de TI, lo que realmente están haciendo es un simple recorte de los gastos. Y como los efectos de estos últimos son a corto plazo, terminan desgastándose y la empresa vuelve al punto de partida, en busca de una nueva medida de reducción de costes.

Sin embargo, cuando una empresa optimiza su presupuesto, es capaz de estructurar el presupuesto de manera más asertiva para maximizar el valor del negocio. Según un análisis publicado por Gartner, los ahorros logrados con esta práctica pueden variar entre el 15% y el 20% en el período comprendido entre 18 y 36 meses; los mayores ahorros pueden alcanzar más del 25%.

Gestión del data center y los impactos en el presupuesto

Para muchas empresas, los data centers representan una gran parte de las inversiones en TI, ya sea para la actualización de equipos, para el mantenimiento de la estructura o en la nómina del equipo dedicado.

Por ejemplo, para una estructura de data center corporativo adecuada, los gastos de mantenimiento, como agua, electricidad y limpieza, pueden alcanzar alrededor de 200 dólares por metro cuadrado. Incluso los más pequeños, de aproximadamente 1500 metros cuadrados de tamaño, esto significa que un nuevo proyecto de construcción será difícil de mantener con inversiones de menos de un millón de dólares.

Además, el valor de la tierra, las condiciones y los requisitos del mercado, entre otros aspectos, pueden afectar al coste y la viabilidad de la estructura.

Optimización de la TI para liberar fondos para los negocios digitales

Los esfuerzos tradicionales de reducción de costos pueden dejar a las organizaciones mal equipadas para avanzar en sus iniciativas digitales, perjudicando la capacidad de aumentar los ingresos, generar lealtad de los clientes finales y ganar cuota de mercado.

En este sentido, los servicios de optimización de TI enfatizan la evolución de los recursos digitales, al tiempo que mitigan los gastos innecesarios.

Con este enfoque, las organizaciones pueden capitalizar los nuevos modelos de negocio digitales y emergentes a medida que satisfacen las necesidades de eficiencia de sus data centers o las limitaciones presupuestarias de la organización en su conjunto.

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La externalización de data centers es una salida estratégica para la optimización del presupuesto

Teniendo en cuenta el papel fundamental que desempeñan los data centers en los viajes de evolución digital de las organizaciones, es necesario reexaminar sus costes de manera sistémica, para que la empresa pueda determinar su preparación para el futuro.

Para ello, el uso de servicios compartidos, ofrecidos por proveedores especializados como ODATA, ha sido una de las formas más eficaces de optimizar el presupuesto operativo de TI. Este es el principal beneficio de contratar a un socio especializado.

Por lo tanto, al migrar el data center corporativo a una estructura remota, más moderna y escalable, como edificios de colocation, estructuras en la nube y perímetro, los gastos insertados originalmente en CapEx se convierten en OpEx, lo que permite una asignación presupuestaria más inteligente.

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